o1º.- Elaboración de la Carta Remisoria de la documentación, dirigida al Subdirector Técnico de Recreación y Deportes del IDRD, Dr. CARLOS ALBERTO JUNCA TORRES. Original y una copia, indicando # de Folios que contiene la carpeta y los documentos que se remiten.
o2º.- Copia del Acta de Creación o Constitución de la Escuela, de acuerdo al modelo que el Instituto ha suministrado, adjuntando listado de padres participantes, con sus documentos de identidad, direcciones, teléfonos y firmas. Si es RENOVACION, copia del Acta en donde figuren los puntos tratados así como el nombramiento de los actuales miembros de la Junta Directiva y su periodo de dirección.
o3º.- Conformación de la Junta Directiva de la Escuela, según modelo que suministra el IDRD Y que tiene como referencia”Ficha Resumen de la Escuela Deportiva”. Debe diligenciarse en su totalidad, incluyendo las firmas de los directivos y sus datos personales, tanto ara la creación como para la renovación.
o4º.- Manual o Reglamento de funcionamiento de la Escuela. Si bien el Instituto suministra una guía, no necesariamente debe ser igual. No se trata de “cortar y pegar”, sino de desarrollar una labor, de construcción y desarrollo de un proceso formativo.
o5º.- Fotocopia del documento de identidad de cada uno de los miembros de la Junta Directiva.
o6º.- Hoja de Vida del Profesor o Profesores responsables del proyecto. Debe adjuntarse fotocopia de los soportes de dicha Hoja de Vida, sin los cuales esta carece de valor. Si la Escuela es Integral, es decir, atiende más de una disciplina deportiva, se debe remitir la Hoja de Vida de Profesor por deporte, con sus respectivos soportes.
o7º. Plan Pedagógico y Metodológico de la Escuela, el cual debe tener como mínimo, los contenidos expresados en la Guía que entrega el IDRD. Debe complementarse de acuerdo con la actividad propia de la Escuela. Este plan se refiere a una actividad. Si la Escuela es Integral, es decir, atiende más de una disciplina deportiva, se debe remitir un Plan por cada deporte o actividad.
o8º.- Listado de los alumnos participantes, de acuerdo al formato que el IDRD entrega. Igualmente, si la Escuela es Integral, es decir, atiende más de una disciplina deportiva, se debe remitir el respectivo listado de alumnos, por deporte, adjuntando los soportes requeridos por cada alumno. Para deportes individuales el mínimo es 20 alumnos y para deportes de conjunto, 30.
o9º.- Fotocopia de los registros civiles y/o Tarjetas de Identidad, así como de los carnés de afiliación a una E.P.S., o Sisbén, de cada alumno participante, en orden que corresponda al listado. No olvidar el diligenciamiento de la Planilla No. 1, que corresponde a la Planilla de Inscripción de cada Alumno. Deben remitir al Instituto copia de esta, guardando el original en los archivos de la Escuela.
o10º- Todos los anteriores documentos debe venir foliados (de atrás hacia adelante) y legajados en una carpeta o fólder, tamaño oficio, con marbete, de color beige o café y en el orden antes mencionado.
oUna recomendación muy especial:
oANTES DE RADICAR LOS DOCUMENTOS, DEBEN REVISARLOS CONJUNTAMENTE CON EL GESTOR DE AVALES DE ESCUELAS
oAgradecemos su amable presencia y atención, les deseamos éxitos en su gestión y esperamos que con estas guías de acción ustedes puedan alcanzar los objetivos propuestos.